Bu məqalədən 3 əsas fikir
- 01
OCR mətni oxuyur, amma hər oxunan məlumatı avtomatik doğru saymaq olmaz.
- 02
Barkod və strukturlaşdırılmış yoxlama fərqləri azaltmağa kömək edir.
- 03
Məxfi məlumatlar üçün giriş hüququ və arxiv qaydası öncədən müəyyən olunmalıdır.
Əl ilə sənəd daxil etmənin görünməyən xərci
Sifariş, qaimə, akt və qaytarma sənədlərindən məlumatı bir neçə dəfə fərqli cədvələ köçürmək vaxt aparır və səhv ehtimalını artırır. Xüsusilə sənəd formaları təkrarlanırsa, bu addımlar avtomatlaşdırma üçün yaxşı namizəddir.
İlk addım proqram almaq deyil, hansı məlumatın haradan gəldiyini və kim tərəfindən təsdiqləndiyini yazmaqdır. Qeyri-standart sənədlər ayrıca yanaşma tələb edə bilər.
OCR və AI eyni iş deyil
OCR (optik simvol tanıma) skan və ya şəkildəki mətni oxumağa çalışır. AI əsaslı üsullar isə oxunan mətnin məna və strukturunu anlamağa, sahələri uyğunlaşdırmağa kömək edə bilər.
Oxunma keyfiyyəti sənədin aydınlığından, dildən, şrift və formadan asılıdır. Buna görə 'sənədi oxudu' demək hələ 'düzgün uçota aldı' demək deyil.
Təklif olunan təhlükəsiz iş axını
Sənəd sistemə daxil olur, barkod və ya sənəd nömrəsi yoxlanılır, lazımi sahələr çıxarılır, uyğunsuzluqlar işarələnir və məsul əməkdaş kritik məlumatı təsdiqləyir. Yalnız bundan sonra məlumat müvafiq uçota ötürülür.
SANreader kimi sənəd yönümlü həllərin dəyəri məhz axtarış, qarşılaşdırma və izlənən arxiv prosesində görünür. Hər təşkilatda sınaq üçün əvvəlcə az sayda real sənəd və ölçülə bilən səhv meyarları seçmək tövsiyə olunur.
Məxfilik və audit məsələsini unutmayın
Sənədlərdə şəxsə aid, maliyyə və müqavilə məlumatları ola bilər. Faylların harada saxlanması, kimlərin baxa bilməsi, nə qədər müddət arxivdə qalması və hansı üçüncü tərəfə ötürülməsi əvvəlcədən qiymətləndirilməlidir.
Yaxşı avtomatlaşdırma yalnız sürətli deyil, həm də yoxlana biləndir: hansı sənəd nə vaxt işlənib, nəticəni kim düzəldib, son məlumatı kim təsdiqləyib? Bu suallara cavab verən sistem gündəlik iş üçün daha etibarlıdır.
İşə başlamazdan əvvəl yoxlayın
- Daxil olan sənədlərin növlərini ayırın
- Oxunmalı sahələrin dəqiq siyahısını hazırlayın
- Səhv oxunan sənəd üçün insan yoxlaması saxlayın
- Arxiv axtarışını və çıxarış qaydalarını test edin
Bu mövzunu öz iş prosesinizə uyğunlaşdıraq.
Hazır məhsul və ya fərdi proqram — işin real ehtiyacını nəzərə alaraq qərar verək.
Məsləhət al ↗